Phenquestions
Võistkondlike koosolekute korraldamine on raske ülesanne, eriti kui korraldaja leiab, et pole head aega, kus kõik saaksid kohtuda. Probleemi saab siiski teatud määral minimeerida Outlooki äsja kasutusele võetud funktsioon nimega Paku välja uus aeg. Kasutajad, kes käitavad Microsoft Outlooki töölauaversioone, võivad selle funktsiooniga tuttavad olla. See on funktsioon, mis võimaldab osalejatel kontrollida, kui kõigil, ka neil endil, on vaba, nii et korraldaja saab korraldada koosoleku hõlpsalt ja suurema vaevata.
Osalejad peavad vaid viisakusest koosoleku kavandatavast ajast viisakalt keelduma ja soovitama koosoleku korraldajal muud sobivat aega. Korraldaja saab seejärel vastu võtta uue aja parima ettepaneku ja ajada koosoleku kiiresti ümber.
Kuidas funktsiooni Propose New Time Outlookis töötab
Esiteks saadab koosoleku korraldaja kõigile osalejatele päringu. Koosolekukutse saamisel võivad tantsijad leida erinevaid valikuid (esialgne, keelduda ja pakkuda uut aega), mis on loetletud tavapärase nupu „Nõustu” kõrval jaotises „Mail”.
Kui kohtumise kavandatud aja osas tekib konflikt. Osaleja saab lihtsalt kutsel või kalendrisündmusel ise klõpsata nuppu Paku uut aega.
Kui see on valmis, leiab ta kuvatud 3 valikut:
- Aktsepteeri ja paku välja uus aeg
- Esialgne ja paku välja uus aeg
- Keeldu ja paku välja uus aeg.
Kui olete valinud ühe kolmest uue aja pakkumise valikust, avaneb ajakava abistaja sujuv vaade.
Seal saate täita asjakohased üksikasjad ja vajutada nuppu "OK". Toiming kuvab uue ajaettepanekuga koheselt uue e-kirja, mis on automaatselt suunatud korraldajale. Lisaks korraldajale saate ka saajate lisamise võimalused.
Kui koosoleku korraldaja saab osalejalt meili, kes soovitab uut aega, kuvatakse kutses teade, et varem saadetud koosolekukutse jaoks on pakutud uut aega.
Kui korraldaja on pakutud muudatuste suhtes vastuvõtlik, redigeerib ta sündmust. Sealne ajakava abistaja võimaldab tal vaadata praegust koosolekuaega koos kõigi uue aja ettepanekutega, mille ta saab kõigilt osalejatelt.
See lihtsustab tema jaoks ülesande leidmist, valikute võrdlemist ja kõigile sobivaima valimist.
Kui koosoleku jaoks on valitud uus ajastus, võib korraldaja saata kõigile osalejatele uuendatud kutse.
Allikas.
